Management assistant met adviesrol

Als Management Assistant combineer je dossierbeheer, adviesverlening en de dagelijkse organisatie van het secretariaat. Je werkt bij een kleinschalige organisatie binnen de gezondheidssector.

Een correcte en tijdige behandeling van dossiers staat centraal in deze functie. Daarnaast ondersteun je de administratieve werking en onderhoud je contact met ondernemingen en zorgprofessionals. Daarbij geef je duidelijke informatie over de geldende regels en procedures.

• Dossiers en aanvragen opvolgen binnen de wettelijke termijnen.
• Zittingen inplannen en voorbereiden, bijkomende informatie opvragen en beslissingen versturen.
• Beroepsdossiers beheren en de verdere opvolging verzorgen.
• Ondernemingen adviseren over de deontologische regels en bijbehorende procedures.
• Vragen beantwoorden via telefoon en e-mail en de communicatie via de website verzorgen.
• Facturen en creditnota’s opstellen en de basisboekhouding opvolgen met ondersteuning van een externe boekhouder.
• Betalingen uitvoeren via onlinebankieren.
• Het secretariaat organiseren, post verwerken en bestellingen voor het kantoor beheren.

Afhankelijk van je interesse en in overleg kan het takenpakket uitbreiden met het geven van infosessies, online of bij ondernemingen.

Voor deze functie zijn vier zaken essentieel:

• Je begrijpt en gebruikt het Nederlands, Frans en Engels voldoende om dossiers op te volgen en vragen te beantwoorden. Een goede beheersing van het Nederlands is cruciaal.
• Nauwkeurigheid staat voorop. Je werkt precies en neemt de tijd om taken correct af te handelen.
• Integriteit en betrouwbaarheid kenmerken je aanpak. Met vertrouwelijke informatie ga je zorgvuldig om en je communiceert eerlijk.
• Verantwoordelijkheidsgevoel blijkt uit het respecteren van wettelijke deadlines en procedures. Bij twijfel vraag je hulp voordat je advies geeft.

Daarnaast zijn deze eigenschappen een pluspunt maar geen vereiste:

• Interesse in de gezondheidssector en de ethische of juridische aspecten ervan.
• Adviesvaardigheden om regels begrijpelijk uit te leggen en ondernemingen verder te helpen, ook bij kritische reacties.
• Zelfstandigheid en initiatief om het werk te organiseren en taken actief op te nemen.