Klokkenluiders policy

1. Strekking policy

Deze policy omschrijft het beleid en de procedures die binnen Metiselect worden gehanteerd bij melding van integriteitsinbreuken (Cfr.Richtlijn (EU) 2019/1397 van 23 oktober 2019 ter bescherming van personen die inbreuken op het Unierecht melden enWet van 28 november 2022 betreffende debescherming van melders van inbreuken op het Unie- of nationalerecht.).

Naast het aanspreken van een intern meldingskanaal, kan de melder ook een externe melding bij de bevoegde autoriteiten of een openbaarmaking doen.

2. Melder

Meldingen kunnen gebeuren door iedereen die werkzaam is of is geweest of werkzaamheden heeft verricht voor Metiselect: werknemer, zelfstandige, interim of consultant, bestuurder, leidinggevende, vrijwilliger, stagiair, sollicitant,…

3. Voorwerp melding

De melding heeft betrekking op informatie, waaronder redelijke vermoedens, over feitelijke of mogelijke inbreuken hierna opgesomd, die hebben plaatsgevonden of zeer waarschijnlijk zullen plaatsvinden, alsook pogingen tot verhulling van dergelijke inbreuken.

1) Inbreuken die betrekking hebben op de volgende gebieden:

- Overheidsopdrachten;

- Financiële diensten, producten en markten, voorkoming van witwassen van geld en terrorismefinanciering;

- Productveiligheid en productconformiteit;

- Veiligheid van het vervoer;

- Bescherming van het milieu;

- Stralingsbescherming en nucleaire veiligheid;

- Veiligheid van levensmiddelen en diervoeders, diergezondheid en dierenwelzijn;

- Volksgezondheid;

- Consumentenbescherming;

- Bescherming van de persoonlijke levenssfeer en persoonsgegevens,

- Beveiliging van netwerk- en informatiesystemen;

- Bestrijding van belastingfraude;

- Sociale fraudebestrijding.

2) Inbreuken waardoor de financiële belangen van de Unie als bedoeld in artikel 325 van het Verdrag betreffende de werking van de Europese Unie en nader toegelicht in relevante Uniemaatregelen en, indien van toepassing, in de nationale uitvoeringsbepalingen, worden geschaad;

3) Inbreuken in verband met de interne markt, als bedoeld in artikel 26, lid 2, van het Verdrag betreffende de werking van de Europese Unie, met inbegrip van inbreuken op de Unieregels inzake mededinging en staatssteun.

4. Aard bescherming

De bescherming is 3-ledig van aard:

1) De melder is beschermd tegen represailles, bedreigingen en pogingen tot represailles. Bij anonieme melding zal je bescherming genieten als je wordt geïdentificeerd.

De verboden represailles zijn:

1° Schorsing, tijdelijke buitendienststelling, ontslag of soortgelijke maatregelen;

2° Degradatie of weigering van bevordering;

3° Overdracht van taken, verandering van locatie van de arbeidsplaats, loonsverlaging, verandering van de werktijden;

4° Het onthouden van opleiding;

5° Negatieve prestatiebeoordeling of arbeidsreferentie;

6° Het opleggen of toepassen van een disciplinaire maatregel, berisping of andere sanctie, zoals een financiële sanctie;

7° Dwang, intimidatie, pesterijen of uitsluiting;

8° Discriminatie, nadelige of ongelijke behandeling;

9° Niet-omzetting van een tijdelijke arbeidsovereenkomst in een arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd, in het geval de werknemer de gerechtvaardigde verwachting had dat hem een dienstverband voor onbepaalde tijd zou worden aangeboden;

10° Niet-verlenging of vervroegde beëindiging van een tijdelijke arbeidsovereenkomst;

11° Schade, met inbegrip van reputatieschade, met name op sociale media, of financieel nadeel, met inbegrip van omzetderving en inkomstenderving;

12° Opname op een zwarte lijst op basis van een informele of formele overeenkomst voor een hele sector of bedrijfstak, waardoor de persoon geen baan meer kan vinden in de sector of de bedrijfstak;

13° Vroegtijdige beëindiging of opzegging van een contract voor de levering van goederen of diensten;

14° Intrekking van een licentie of vergunning;

15° Psychiatrische of medische verwijzingen.

Indien dergelijke maatregelen worden genomen, moet Metiselect kunnen aantonen dat de genomen maatregelen geen verband houden met de gedane melding.

2) De melder krijgt ook ondersteunende maatregelen via het Federaal Instituut voor de bescherming en de bevordering van de rechten van de mens zoals technische, psychologische, media gerelateerde en sociale ondersteuning, volledige en onafhankelijke informatie en adviezen, gemakkelijk toegankelijk en kosteloos, over procedures, herinneringen aan zijn rechten op vlak van persoonsgegevens, informatie over klokkenluidersbescherming en -procedures, financiële bijstand voor klokkenluiders in het kader van gerechtelijke procedures.

3) De melder krijgt beschermingsmaatregelen tegen represailles: volledige vrijstelling van aansprakelijkheid voor het melden of openbaar maken van informatie; gedeeltelijke vrijstelling van aansprakelijkheid voor het verkrijgen van of toegang tot informatie; recht op beroep in geval van represailles.

De personen die een actieve ondersteuning geven aan de melder tijdens de meldprocedure (vb. een collega of een lid van een werknemersorganisatie) of familieleden van de melder genieten van dezelfde bescherming.

5. Voorwaarden voor de bescherming

De volgende voorwaarden dienen vervuld te zijn om van deze bescherming te genieten:

1° De melder had gegronde redenen om aan te nemen dat de gemelde informatie over inbreuken op het moment van de melding juist was en dat die informatie binnen het toepassingsgebied van de wet valt;

2° De melding is conform de wetgeving gemaakt.

3° Elke melder moet te goeder trouw optreden. Opzettelijk valse informatie melden of openbaar maken wordt op grond van het strafwetboek bestraft.

6. Procedure interne melding

De meldingen moeten zo concreet mogelijk zijn en zijn best voorzien van de nodige bewijzen.

Ze dienen schriftelijk te gebeuren en gericht te worden aan MetiSelect nv, Brusselbaan 255, 1790 Affligem.

Bij het melden van een inbreuk is de melder vrij om al dan niet zijn identiteit de vermelden.

De melder krijgt een ontvangstbevestiging van de melding binnen 7 dagen na de melding.

De opvolging van de meldingen worden verricht door de medewerkers van de personeelsdienst (“Meldingsbeheerders”).

De Meldingsbeheerders staan in voor de opvolging van de melding en voor het onderhouden van de communicatie met de melder. Ze controleren de juistheid van de in de melding gedane beweringen en gaan na of zij de gemelde inbreuk kunnen aanpakken (bv. via een intern onderzoek, neerleggen strafklacht, …). Ze zijn verplicht de melder feedback te geven binnen een redelijke termijn en ten laatste maximum 3 maanden na de ontvangstmelding.

De Meldingsbeheerders hebben volgende verplichtingen:

1° Geheimhouding in het belang van de melder.

2° Verwerkingen uitvoeren overeenkomstig de GDPR.

3° De meldingen onderzoeken en de melder feedback geven binnen een redelijke termijn.

4° Het opstellen van een anoniem jaarverslag (dat overgemaakt wordt aan het bestuursorgaan.

5° Alle meldingen noteren in een register. Dit moet beantwoorden aan de geheimhoudingsvereisten en de erin opgenomen meldingen worden niet langer opgeslagen dan noodzakelijk voor het onderzoek en de remediëring ervan.

7. Procedure externe melding

Een melding kan ook gebeuren bij de federale ombudsman of bij de bevoegde autoriteiten.

Een externe melding verdient de voorkeur wanneer:

- Het onmogelijk is de inbreuk op efficiënte wijze te verhelpen via de interne meldingsprocedure; of

- De melder van mening is dat hij een risico op represailles loopt via de interne meldingsprocedure; of

- Het Unierecht of het nationale recht eisen dat de melder een melding uitoefent aan de bevoegde nationale autoriteiten.

Een melding bij de federale ombudsman kan op volgende manieren gebeuren:

1° Via het meldingsformulier te vinden op website www.federaalombudsman.be

2° Via e-mail: integriteit@federaalombudsman.be

3° Mondeling. De melder kan een afspraak maken via mail (integriteit@federaalombudsman.be) of kan bellen naar het nummer 02 289 27 04 (van maandag tot en met vrijdag van 9u tot 12u30 en van 13u tot 17u).

4° Per post (Centrum Integriteit Federale Ombudsman, Leuvenseweg 48 bus 6, 1000 Brussel)

De federale ombudsman heeft volgende verantwoordelijkheden:

1° De externe meldingen ontvangen en de ontvankelijkheid ervan onderzoeken;

2° De melding overmaken aan de bevoegde autoriteiten indien deze voldoet aan de in de wet gestelde voorwaarden;

3° De opvolging van de externe melding verzekeren bij afwezigheid van een bevoegde autoriteit en contact te onderhouden met de melder om desgevallend feedback te geven of om meer informatie te verzoeken;

4° Het verzekeren van de bescherming bedoeld in de wet;

5° De melder volledige en onafhankelijke informatie verstrekken over de bescherming die door de wet wordt geboden;

6° De identiteit van de melder geheimhouden;

7° Elke verwerking van de melding in overeenstemming met de GDPR garanderen;

8° Meldingen noteren in een register.

8. Openbaarmaking

Een openbaarmaking betreft het publiek toegankelijk maken van informatie over de inbreuk.

De melder die een openbaarmaking doet, zal beschermd zijn wanneer hij:

1° eerst een interne en externe melding deed, of meteen een externe melding, zonder dat er passende maatregelen genomen werden binnen de wettelijke voorziene termijn;

2° gegronde redenen heeft om aan te nemen dat:

a. De inbreuk een dreigend of reëel gevaar kan vormen voor het algemeen belang;

EN

b. Er in geval van externe melding , wegens de bijzondere omstandigheden van de zaak,  een risico op represailles bestaat of de inbreuk waarschijnlijk niet doeltreffend kan worden verholpen.