Management Assistant

Ben jij een organisatorisch talent dat graag ontzorgt en moeiteloos het overzicht bewaart? Werk je nauwkeurig, denk je proactief mee en voel je je thuis in een professionele omgeving waar discretie en kwaliteit centraal staan? Dan is deze functie als Management Assistant binnen een gerenommeerd advocatenkantoor misschien wel jouw volgende stap.

Een gevarieerd takenpakket dat in grote lijnen onderverdeeld kan worden onder:

Agenda en mailboxbeheer:

- Inplannen van o.a. vergaderingen, zakenlunches, events en de daar bijhorende praktische zaken regelen (parking, tickets, reservaties,..)

- Inplannen van deadlines binnen de verschillende dossiers en opvolging daarvan verzekeren.

- Plannen van zakenreizen van A tot Z (vluchten, hotels, afspraken met contacten, …) en dit consequent inplannen in de agenda.

- Opvolging van zowel inkomende als uitgaande mails (printen en archiveren, gevolg geven aan gevraagde acties, …) op een discrete, maar vooral proactieve manier.

Administratieve en ondersteunende taken:

- Tijdig en consequent printen en archiveren van dossiers.

- Actualiseren en opmaken van documenten en PowerPoint presentaties.

- Administratief openen van dossiers volgens de daar bijhorende procedure.

- Ingeven van timesheets en opmaken van onkostennota’s.

• Je bent in het bezit van een Bachelor (Office Management) of van een diploma in een gelijkaardige richting en/of hebt reeds relevante ervaring opgedaan in een soortgelijke functie.

• Je bent een gestructureerde, stressbestendige en vooral proactieve administratieve duizendpoot die vlot overweg kan met het MS-office pakket (Excel, PowerPoint, Word,..)

• Met jouw talenkennis ben je in staat om vlot te communiceren in zowel het Nederlands als het Frans. Bovendien schrikt basiscommunicatie per telefoon en e-mail in het Engels jou niet af.