Freelance Executive Assistant & Office Coordinator (1 dag/week)

Ben jij een ervaren Executive Assistant of Management Assistant die graag zelfstandig werkt en houdt van een gevarieerd takenpakket? Ben je sterk in organiseren, administratieve opvolging en het ondersteunen van een directie? Dan is deze freelance opdracht misschien iets voor jou.

Hoe ziet jouw dag eruit?

• Je beheert de mailbox van de directeur en filtert inkomende communicatie.
• Je beantwoordt zelfstandig courante vragen en zorgt voor een correcte opvolging.
• Je beheert de agenda en plant afspraken efficiënt in.
• Je organiseert zakenreizen en verzorgt de praktische opvolging.
• Je bereidt vergaderingen voor en volgt actiepunten administratief op.
• Je verwerkt en controleert onkosten en kostennota's.
• Je zorgt ervoor dat vergaderzalen klaarstaan en coördineert de catering.
• Je bestelt kantoorbenodigdheden en volgt de dagelijkse kantoorwerking op.
• Je onderhoudt contacten met leveranciers en lost praktische vragen op.
• Je houdt de ledendatabase up to date.
• Je beantwoordt vragen van leden en externe contacten.
• Je verwerkt inkomende post en zorgt voor de juiste administratieve opvolging.
• Je volgt de ledenfacturatie op en neemt indien nodig contact op met betrokken partijen.
• Je verwerkt facturen voor de boekhouding.
• Je ondersteunt diverse administratieve en organisatorische projecten.

Je bent een proactieve en discrete professional die graag verantwoordelijkheid neemt en structuur brengt in een dynamische werkomgeving.

Verder ben je:

• Je beschikt over relevante ervaring als Executive Assistant, Management Assistant of Office Manager.
• Je werkt nauwkeurig, georganiseerd en zelfstandig.
• Je stelt gemakkelijk prioriteiten en behoudt het overzicht.
• Je bent communicatief sterk en professioneel in de omgang met verschillende stakeholders.
• Je hebt een uitstekende kennis van het Nederlands en Engels en een goede kennis van het Frans.
• Je bent vlot met de courante MS Office toepassingen.