Office Manager

Als Office Manager ben jij de administratieve en organisatorische spil van het kantoor én de rechterhand van de manager. Je ondersteunt klanten, collega’s en interne processen en zorgt ervoor dat de dagelijkse werking vlot blijft lopen. Je komt terecht in een klein, hecht team binnen een internationale organisatie gespecialiseerd in doucheoplossingen.

Als Office Manager krijg je een brede en afwisselende rol waarin administratie, customer care, finance support, personeelsadministratie en logistieke opvolging samenkomen.

Je bent een belangrijk aanspreekpunt voor klanten, collega’s en interne diensten. Daarnaast fungeer je als rechterhand van de manager: je denkt mee, bewaart overzicht, neemt praktische opvolging uit handen en helpt ervoor zorgen dat het kantoor operationeel sterk blijft draaien.

Je helpt klanten professioneel verder, ontvangt bezoekers in de showroom en ondersteunt het team waar nodig. Daarnaast volg je bestellingen, klantgegevens, prijslijsten, facturatie, creditnota’s en retours administratief op.

Een greep uit je takenpakket:

• je beheert en actualiseert klantgegevens, prijslijsten en administratieve data;
• je volgt bestellingen, facturatie, creditnota’s en retours op;
• je staat klanten telefonisch en administratief te woord;
• je ontvangt en begeleidt klanten in de showroom;
• je ondersteunt bij finance-gerelateerde administratie, zoals factuurcontrole, aanmaningen, kasbeheer en auditdocumenten;
• je helpt mee met personeelsadministratie, waaronder afwezigheden, loonvoorbereiding, maaltijd- en ecocheques, onboarding en offboarding;
• je ondersteunt de praktische kantoorwerking, zoals aankopen, facilitaire opvolging en interne organisatie;
• je volgt logistieke zaken op, zoals zendingen, probleemleveringen, documenten, retours en inventarisbeheer;
• je werkt met systemen zoals AS400, Salesforce en ICOS;
• je neemt initiatief, ziet werk liggen en helpt ad hoc problemen mee oplossen.

Het is dus geen afgelijnde administratieve functie, maar een veelzijdige rol waarin je verantwoordelijkheid neemt en mee zorgt voor structuur, opvolging en een goede teamsfeer.

Je hebt bachelor- of masterdenkniveau, of je hebt dit niveau opgebouwd door relevante ervaring in office management, customer service, sales support, commerciële binnendienst of een gelijkaardige administratieve rol.

Je bent administratief sterk, klantgericht en houdt van een brede functie waarin geen dag helemaal hetzelfde is. Je krijgt energie van organiseren, opvolgen, meedenken en problemen oplossen.

Daarnaast herken je jezelf in het volgende:

• je spreekt vlot Nederlands en Frans;
• je kan je ook professioneel uitdrukken in het Engels of Duits, waarbij Engels een pluspunt is;
• je hebt technische affiniteit of interesse in producten zoals doucheoplossingen, sanitair, interieur, bouwmaterialen of technische groothandel;
• je werkt nauwkeurig en gestructureerd;
• je bent hands-on, proactief en zelfstandig;
• je voelt je goed in een klein team waar iedereen elkaar helpt;
• je bent discreet en betrouwbaar;
• je denkt mee met klanten, collega’s en management;
• je bent iemand die vertrouwen uitstraalt en graag als rechterhand fungeert;
• ervaring met AS400, Salesforce of ICOS is een sterke troef.

We zoeken geen puur uitvoerend profiel, maar iemand die verantwoordelijkheid opneemt, overzicht bewaart en mee de werking van het kantoor draagt.