Management Assistant

Word jij gemotiveerd door het idee om te werken voor een van de meest gerenommeerde advocatenkantoren in België? Wil je jezelf ontwikkelen in een stimulerende omgeving met een unieke sfeer? Dan ben jij misschien de ideale persoon om het secretariaatsteam te vervoegen.

Als Management Assistant bied je dagelijkse administratieve ondersteuning aan de advocaten. Jouw taken omvatten onder meer:

• Agenda- en vergaderbeheer: Beheren van de agenda’s van advocaten, behandelen van telefoongesprekken, organiseren van interne en externe vergaderingen en zorgen dat alle afspraken in orde zijn.
• Documentvoorbereiding: Voorbereiden en finaliseren van diverse documenten, maken van PowerPoint-presentaties, samenstellen van procesdossiers en beheren van archieven (zowel elektronisch als op papier).
• Administratieve ondersteuning: assisteren bij compliance-gerelateerde taken, opvolging van timesheets, uitvoeren van kopieer- en archiveringstaken en extra ondersteuning bieden waar nodig.
• Het creëren en onderhouden van cliënten- en dossiergegevens in onze systemen, het initiëren en ondersteunen van KYC/AML‑vereisten, het uitvoeren van conflictchecks en het assisteren bij compliance-gerelateerde taken.
• Het uitvoeren van kopieer-, scan- en archiveringstaken (zowel elektronisch als op papier), het reserveren van vergaderruimtes, het assisteren bij basisrapportages en het bieden van aanvullende ondersteuning waar nodig.
• Het voorbereiden en verwerken van facturen (inclusief het opvolgen en controleren van time sheets en onkosten), het opstellen van factuuroverzichten voor advocaten, het uitvoeren van eerste controles en het samenwerken met het Accounting-team voor tijdige verzending en eventuele correcties.

• Wij zoeken een enthousiaste en georganiseerde persoon die aan de volgende criteria voldoet:
• Je hebt uitstekende taalvaardigheden in het Nederlands, Frans en Engels.
• Je bent goed vertrouwd met MS Office (Word, Outlook, PowerPoint en Excel).
• Je bent discreet, sterk georganiseerd en in staat om effectief prioriteiten te stellen.
• Je bent in staat om AI-tools op een kritische en veilige manier te begrijpen, toe te passen en te gebruiken in je dagelijkse werk.
• Je bent klantgericht, zowel intern als extern: je anticipeert op behoeften, communiceert duidelijk en bewaakt kwaliteit en timing.
• Deadlines schrikken je niet af en je werkt nauwkeurig en met oog voor detail.
• Je bent een teamspeler, maar kan ook zelfstandig werken en initiatief nemen met een positieve houding.
• Je hebt sterke communicatieve vaardigheden en vindt het leuk om met anderen in contact te staan.
• Ervaring in een administratieve, receptie- of office managementfunctie is een pluspunt.