Management Assistant

Hou je van afwisseling en haal je energie uit een breed administratief takenpakket? Ben je klaar voor een nieuwe uitdaging waarin je structuur, initiatief en nauwkeurigheid kan combineren? Dan is deze functie iets voor jou.

Je komt terecht in een toonaangevende organisatie met een warme en professionele sfeer, waar je samen met je collega’s bijdraagt aan het ondersteunen van de Belgische bedrijfswereld bij actuele en toekomstige maatschappelijke uitdagingen.

In deze functie bied je administratieve, organisatorische en digitale ondersteuning aan verschillende collega’s. Je zorgt ervoor dat dossiers, documenten en informatie correct, gestructureerd en efficiënt worden beheerd.

Jouw takenpakket:

• Dossierbeheer: je ondersteunt collega’s bij de administratieve opvolging van dossiers en zorgt voor een overzichtelijke organisatie, digitalisering en archivering van documenten.

• Documentvoorbereiding: je helpt bij het opstellen, nalezen en vormgeven van teksten, memo’s en presentaties, steeds in een uniforme, professionele en verzorgde stijl.

• Digitale en administratieve ondersteuning: je beheert specifieke mailboxen, verzamelt informatie, verzorgt correspondentie en houdt gegevens up-to-date in het CRM-systeem. Daarnaast ondersteun je bij dossiervoorbereiding, opzoekwerk en de opvolging van publicaties.

• Planning en logistiek: je beheert de agenda’s van meerdere collega’s, organiseert vergaderingen en werkgroepen praktisch en efficiënt, en werkt samen met het Events-team aan de voorbereiding en planning van evenementen.

• Communicatie en opvolging: je zorgt mee voor de verspreiding van documenten, volgt beslissingen en actiepunten op en bewaakt deadlines.

Wie zoeken we?

• We zoeken een georganiseerd en communicatief sterke persoon met een diploma of gelijkwaardige ervaring binnen administratie, communicatie, managementondersteuning of juridische ondersteuning.

• Je werkt vlot met tools zoals SharePoint, Outlook, Excel, Word en PowerPoint. Ook AI-tools schrikken je niet af: je bent er al mee vertrouwd of bereid je hierin verder te verdiepen.

• Je werkt efficiënt, gestructureerd en nauwkeurig, met oog voor spelling, lay-out en deadlines.

• Daarnaast ben je iemand die graag samenwerkt, maar ook zelfstandig initiatief neemt. Je bent proactief, leergierig en weet goed wanneer je moet afstemmen en wanneer je zelf kan doorpakken. In een veelzijdig takenpakket slaag je erin om prioriteiten helder te onderscheiden.

• Je communiceert helder en professioneel, zowel mondeling als schriftelijk, en doet dat steeds met respect en discretie.

• Je spreekt en schrijft vlot Nederlands en Frans; kennis van het Engels is een extra troef.