Administratief Medewerker

Als Administratief Medewerker ondersteun je de dagelijkse werking van een operationele dienst en zorg je voor een vlotte administratieve en organisatorische opvolging van diverse activiteiten en projecten. Je werkt nauw samen met coördinatoren en collega's en draagt bij aan een gestructureerde werking binnen verschillende domeinen.

Je staat onder andere in voor: 

• Opvolgen en beheren van de groepsmailbox en het correct verwerken en classificeren van inkomende mails.
• Plannen en organiseren van interne vergaderingen (agenda's opstellen, vergaderruimtes reserveren, notulen en actielijsten opmaken).
• Administratieve opvolging van verschillende contracten en samenwerkingen.
• Detecteren en opvolgen van relevante openbare aanbestedingen via officiële publicatiekanalen.
• Ondersteunen bij administratieve dossiers, projecten en evenementen binnen de dienst.
• Praktische ondersteuning bij de opstart en onboarding van nieuwe medewerkers.
• Up-to-date houden van interne contact- en overleglijsten.
• Administratieve en organisatorische ondersteuning bieden aan coördinatoren binnen verschillende werkdomeinen.
• Instaan voor het onthaal en de oriëntatie van nieuwe medewerkers, inclusief het inplannen van interne opleidingen en het aanvragen van toegangen en applicaties.

Je bent een gestructureerde en proactieve administratieve professional die graag overzicht bewaart en collega's ondersteunt in hun dagelijkse werking. Dankzij je organisatietalent en nauwkeurigheid weet je taken en dossiers efficiënt op te volgen. Je werkt graag samen met anderen, communiceert helder en voelt je verantwoordelijk voor een correcte en kwalitatieve uitvoering van administratieve processen.

Je herkent jezelf in het volgende: 

• Je beschikt over een bachelordiploma of bent gelijkwaardig door ervaring.
• Je hebt ervaring met administratieve ondersteuning, planning en organisatie.
• Je werkt gestructureerd en nauwkeurig en houdt overzicht over verschillende dossiers.
• Je bent proactief en oplossingsgericht ingesteld.
• Je functioneert goed in teamverband en ondersteunt collega's waar nodig.
• Je hebt een uitstekende kennis van MS Office.