Management Assistant

Als Management Assistant speel je een sleutelrol in het garanderen van een vlotte operationele, administratieve en juridische ondersteuning van onze partners en directors. Je faciliteert efficiënte werkprocessen, levert een hoogkwalitatieve dienstverlening en draagt bij aan een moderne digitale werkomgeving.

Je combineert nauwkeurigheid met proactiviteit en zet je in om in alles wat je doet uitmuntendheid te leveren.

Jouw belangrijkste taken: 

Operationele & Digitale Excellentie

• Werken met digitale tools zoals Microsoft 365, Teams en SharePoint.
• Het CRM-systeem onderhouden en bijwerken waar nodig (opportuniteiten en contacten).
• Beheren van engagementen binnen een SAP-omgeving, waaronder het openen van engagementen, facturatie, afsluiten van engagementen en het bijwerken van rollen.
• Ondersteuning bieden bij business development-activiteiten.
• Assisteren bij facturatie en helpen bij het opstellen van administratieve rapporten.

Kwaliteit & Risicobeheer

• Ondersteunen van Quality & Risk Management-processen, waaronder cliënt-/engagementacceptatie, het verzamelen en uploaden van antiwitwasinformatie (AML) in de AML-database en het finaliseren van engagementovereenkomsten.
• Efficiënt beheren van de elektronische archiveringsdatabase.
• Documenten onderhouden met behulp van Word, PowerPoint en Excel.

Communicatie & Stakeholdermanagement

• Partners en directors ondersteunen bij workloadbeheer en het opvolgen van prioriteiten.
• Inkomende correspondentie sorteren, screenen en prioriteren; waar nodig antwoorden opstellen en belangrijke acties signaleren.

Planning & Coördinatie

• Agenda’s beheren en zowel interne als externe vergaderingen inplannen.
• Vergaderingen organiseren, inclusief uitnodigingen, inschrijvingen, logistiek en opvolging.
• Deadlines, prioriteiten en de werklast van partners en directors opvolgen.

• Je beschikt over een bachelordiploma in Rechtspraktijk of Office Management of je hebt gelijkwaardige ervaring opgebouwd binnen een juridische omgeving 
• Je hanteert een flexibele en technologiegedreven manier van werken.
• Je bent vlot in het Engels en in het Nederlands of Frans, zowel mondeling als schriftelijk.
• Je voelt je thuis in een snel veranderende omgeving, kan vlot omgaan met wisselende prioriteiten en werkt zelfstandig met vertrouwen.
• Je bent comfortabel in de rol van eerste aanspreekpunt tussen verschillende teams en biedt ondersteuning bij interne tools en procedures terwijl je je expertise verder ontwikkelt.
• Je bent proactief, oplossingsgericht en werkt efficiënt naar deadlines toe.
• Je bent stressbestendig en bereid om flexibel te werken.