Executive Assistant

Als Executive Assistant ben jij de verbindingsfiguur tussen interne processen, het directieteam en de buitenwereld. Je ondersteunt niet alleen de dagelijkse werking van het kantoor, maar speelt ook een actieve rol in het organiseren van evenementen, het onderhouden van externe relaties en het stroomlijnen van administratieve processen.

Een greep uit jouw taken:

• Relatiebeheer met universiteiten & studenten
  • Contacten opbouwen en onderhouden met rechtsfaculteiten en studentenverenigingen.
  • Coördineren van job days, workshops en beroepsvoorstellingen.
  • Stagemogelijkheden uitwerken en opvolgen.
  • Beantwoorden van vragen van studenten en meewerken aan de zichtbaarheid van het beroep.
• Evenementen & Practice Groups ondersteunen
  • Assistentie bij de organisatie van conferenties, workshops en ledenactiviteiten.
  • Registraties beheren, communiceren met sprekers en deelnemers, opvolgen van budgetten.
• Interne optimalisatie & projecten
  • Actief meewerken aan efficiëntere werkprocedures.
  • Ondersteunen bij speciale projecten en nieuwe diensten voor leden of externe stakeholders.
• Directie ondersteunen
  • Opstellen en nalezen van documenten, rapporten, correspondentie.
  • Opvolging van partnerschappen en externe samenwerkingen.
• Agenda- en vergaderbeheer
  • Coördineren van meetings, opvolgen van agenda’s en beschikbaarheden.
  • Afstemmen met interne medewerkers, commissies en externe partners.
• Kantoorbeheer & facilitair support
  • Organiseren van kantoorbenodigdheden, opvolgen van leveranciers en onderhoud.
  • Verwelkomen van bezoekers en up-to-date houden van de externe contactdatabase.

Je bent een organisatorisch talent met een vlotte pen en een scherp oog voor detail. Je schakelt moeiteloos tussen taken, denkt graag proactief mee en hebt een groot verantwoordelijkheidsgevoel.

• Je bent perfect tweetalig (Nederlands en Frans) en hebt een goede kennis van het Engels.
• Je bent nauwkeurig, betrouwbaar en denkt out-of-the-box.
• Je werkt klantgericht en communiceert professioneel met diverse doelgroepen.
• Je hebt affiniteit met de juridische of bedrijfswereld.
• Je werkt vlot met MS Office en hebt geen schrik van digitale tools.