Administratief Medewerker

Als Administratief Medewerker ondersteun je de dagelijkse werking van een operationele dienst en zorg je voor een vlotte administratieve en organisatorische opvolging van diverse activiteiten en projecten. Je werkt nauw samen met coördinatoren en collega's en draagt bij aan een gestructureerde werking binnen verschillende domeinen.

Je staat onder andere in voor:

• Opvolgen en beheren van diverse mailgroepen binnen de algemene mailbox en het correct verwerken en classificeren van inkomende mails. Bijvoorbeeld het beheren van de instroom van kandidaturen van vrijwilligers via de website.
• Administratieve opvolging van verschillende contracten en samenwerkingen. Bijvoorbeeld de opvolging van de raamcontracten met professionele voetbalclubs.
• Ondersteunen bij administratieve dossiers en projecten binnen de dienst. Bijvoorbeeld het analyseren van de uitstroom bij opleidingen tot specifieke functies die vrijwilligers bekleden.
• Up-to-date houden van interne contact- en overleglijsten.
• Administratieve en organisatorische ondersteuning bieden aan coördinatoren binnen verschillende werkdomeinen.
• Instaan voor het onthaal en de oriëntatie van nieuwe medewerkers, inclusief het inplannen van interne opleidingen en het aanvragen van toegangen en applicaties.
• Up-to-date houden van publicaties op de website. Bijvoorbeeld het publiceren en verspreiden van omzendbrieven (dringende informatie voor vrijwilligers en andere stakeholders).
• Controle van onkostennota’s van vrijwilligers in het ERP systeem.
• Praktische ondersteuning bij de opstart en onboarding van nieuwe medewerkers.
• Administratieve en organisatorische ondersteuning bieden aan coördinatoren binnen verschillende werkdomeinen.

Je bent een gestructureerde en proactieve administratieve professional die graag overzicht bewaart en collega's ondersteunt in hun dagelijkse werking. Dankzij je organisatietalent en nauwkeurigheid weet je taken en dossiers efficiënt op te volgen. Je werkt graag samen met anderen, communiceert helder en voelt je verantwoordelijk voor een correcte en kwalitatieve uitvoering van administratieve processen.

Je herkent jezelf in het volgende:

• Je beschikt over een bachelordiploma of bent gelijkwaardig door ervaring.
• Je hebt ervaring met administratieve ondersteuning, planning en organisatie.
• Je werkt gestructureerd en nauwkeurig en houdt overzicht over verschillende dossiers.
• Je bent proactief en oplossingsgericht ingesteld.
• Je functioneert goed in teamverband en ondersteunt collega's waar nodig.
• Je hebt een uitstekende kennis van MS Office.

Onze klant is een gevestigde organisatie die actief is in een operationele en dienstverlenende omgeving.