Ressource Plannner & Admin Support

Functie

Als Ressource Planner & Admin Support ondersteun je de Operations Manager en de Site Manager, alsook het management team, van onze grootste distributie-site Ubilog geleven te Mollem (Asse) bij de volgende verantwoordelijkheden:

  • Administratieve verwerking, monitoring en communicatie (bijvoorbeeld via de ad valvas, per email…), van de personeelsplanning en prestaties (van enerzijds de vaste medewerkers alsook voor de interimkrachten). Hierbij hou je rekening in de planning met ingeplande trainingen, medische onderzoeken, afwezigheden omwille van ziekte, etc. en dit steeds in nauwe afstemming met het HR departement.
  • Je geeft maximaal pro-actief de forecasting en aanvragen aan de interimkantoren door en volgt tevens de last minute aanvragen voor dringende vervangingen mee op. Je ontvangt hiervoor de nodige input van de verschillende kaderleden en teamleaders in de site.
  • Agenda-beheer van alle recurrente en ad hoc vergaderingen die plaatsvinden in het kader van de dagelijkse operaties, alsook voor de verschillende projecten (zoals 121’s, teammeetings, projectvergaderingen,…). Je verzorgt hiervoor de uitnodigingen en zorgt er actief mee voor dat iedereen goed op de hoogte is.

Diverse administratieve taken zoals bijvoorbeeld:

  • Administratieve ondersteuning bij de opmaak van allerlei interne communicaties en rapporteringen die vervolgens op verschillende manieren top-down of bottom-up intern in de site worden verspreid of toegelicht.
  • Opvolging van het economaat zoals de maandelijkse en sporadische bestellingen opvolgen, verificatie van de ontvangst en communicatie met de leveranciersboekhouding.
  • Beheer van werkkleding en veiligheidsschoenen zoals de seizoensgebonden bestellingen mee opvolgen, de opvolging van sleutels van vestiaires en lockers, …
  • Telefoon beantwoorden, post verwerken, e-mails afhandelen, brieven opmaken, afspraken maken, archiveren, reserveren vergaderzalen, meeting minutes opmaken …

Profiel

  • Je bent communicatief vaardig (schriftelijk en mondeling) en sterk tweetalig Nederlands en Frans
  • Je werkt zelfstandig en beschikt over sterke organisatorische vaardigheden
  • Je bent een self-starter, je ziet werkt en neemt graag initiatief
  • Je werkt ordelijk, net en nauwkeurig
  • Je bent stressbestendig en deadlinegericht, je beschikt over goede time management skills
  • Je kan goed werken met computerprogramma's (voornamelijk MS office applicaties zoals Outlook, Powerpoint, Excel, Word,…), kennis van SAP is een pluspunt
  • Je bent geïnteresseerd in de werking van onze logistieke operaties en werkt graag mee in een logistieke bruisende omgeving

Onze klant

Jouw toekomstige werkgever is marktleider in persdistributie alsook één van de grootste werkgevers in deze fast-moving sector. Ze zijn voortdurend op zoek naar zowel jonge leeuwen als ervaren rotten, met bovenal één vereiste: een niet te stuiten passie voor media en retail!

Aanbod

  • Een nieuwe boeiende functie binnen onze operaties die je ook nog zelf inhoudelijk mee vorm kan geven en jouw ideeën kan aanreiken in functie van een efficiënte organisatie van onze site te Mollem (Asse)
  • Je werkt voltijds 37u per week
  • Een glijdende uurrooster van maandag tot vrijdag tussen 7:30-17:00u en past je graag flexibel aan volgens de noodwendigheden van de operaties
  • Een salarispakket volgens barema PC200 en extra legale voordelen (zoals maaltijdcheques van 8€/dag, ecocheques, 100% terugbetaling van openbaar vervoer, … )

Locatie

Mollem