Allround Office Assistant

Functie

Administratieve taken;

  • je bent verantwoordelijk voor de juiste opmaak, controle en update van de bedrijfsdossiers en alle contracten volgens wetgeving (statuten, huurcontracten, verkoops- en andere overeenkomsten, verzekeringen …)
  • je staat in voor voorbereiding orders en orderverwerking (offertes aanvragen, PO uitschrijven, OB controleren)
  • je maakt offertes op in opdracht van de account managers
  • je plaatst bestellingen en controleert orderbevestigingen minutieus, koppelt terug naar fabrikant – accountmanager - klant
  • je staat in voor de opmaak van een uitvoeringsdossier
  • je staat in voor de nacalculatie en controle van verkoopdossiers, binnen afgesproken termijn
  • je volgt Facility contracten op
  • je bent verantwoordelijk voor het administratief klassement
  • je bezorgt op stipte basis of wanneer gevraagd detailrapportages aan directie
  • je maakt de planning op van de installateurs en montageploegen, en communceert hierover wekelijks
  • je bent de communicatielijn tussen verschillende partijen: magazijn – leverancier- klant – collega- directie
  • je ontvangt bezoekers en staat in voor de algemene orde en netheid van het kantoor
  • je verzorgt de telefoon en mailpermanentie, je bent het eerste aanspreekpunt in het bedrijf

Boekhoudkundige taken;

  • het opmaken en inboeken van aankoop- en verkoopfacturen
  • de behandeling van financiële handelingen
  • het opvolgen van status betalingen klanten en leveranciers en actie ondernemen volgens procedure

Profiel

  • Je beschikt over een diploma in een sterke administratieve (boekhoudkundige) richting
  • Je hebt ongeveer 5 jaar ervaring in een gelijkaardige functie
  • Je bent een uitblinker in cijfers en dossierbeheer
  • Je hebt ervaring met werken in een ERP-pakket
  • Je kan moeiteloos overweg met de PC en bent een kei in administratieve programma’s (MS Office)
  • Je bent stressbestendig en kan werken met deadlines
  • Je spreekt en schrijft vlot Nederlands en kan je uitdrukken in het Frans
  • Je werkt oplossingsgericht en bent flexibel
  • Je bent detaillistisch, je werkt uiterst accuraat en systematisch
  • Je leert zeer snel bij en hebt een sterk geheugen
  • Je bent sterk in communicatie
  • Je gaat vertrouwelijk om met bedrijfsinformatie
  • Je bent een teamplayer en bent collegiaal
  • Je gaat positief om met kritiek
  • Je kan een bewijs van goed gedrag en zeden voorleggen

Onze klant

Jouw toekomstige werkgever is gespecialiseerd in totaalbouw, afwerking en inrichting. Zij ontzorgen u tijdens het volledige bouwtraject en maken keuzes vanzelfsprekend en vlot! Ze nemen met bruisende energie én full focus elk project in handen. Bij elk project kan u rekenen op een vaste contactpersoon. Zo garanderen ze een transparante communicatie en een goed overzicht over het totale project.

Aanbod

  • Voltijdse of (4/5) vaste functie met eerlijk salaris
  • Extra legale voordelen: hospitalisatieverzekering, groepsverzekering, maaltijdcheques, laptop & GSM
  • Werken voor een stabiel en dynamisch bedrijf

Locatie

Opwijk