Office Administrator

Belangrijkste verantwoordelijkheden: 
Als Office Administrator ben je verantwoordelijk voor een breed scala aan taken ter ondersteuning van de dagelijkse werking van het bedrijf: 

• Ondersteuning bij beurzen: 
  Voorbereiden van beursmateriaal en inpakken voor verzending. 
  Hotelboekingen regelen en praktische zaken afhandelen met betrekking tot beurzen. 
• Beheer van leads voor beurzen: 
  Verwerken en invoeren van leads verzameld tijdens beurzen en vakbeurzen. 
• Leadregistratie: 
  Dagelijkse invoer van inkomende leads in het systeem. 
• Samenwerking met het marketingteam: 
  Ondersteunen bij het opvolgen van e-mails, voorbereiden van materiaal voor beurzen, organiseren van teambuildingactiviteiten en andere marketinginitiatieven. 
• Ad-hoc taken:
  Verschillende administratieve taken beheren zoals het bestellen van kantoormateriaal, opmaken van certificaten, bijhouden van de klantendatabase, enz. 
• Gegevensbeheer: 
  Correcte invoer van gegevens in verschillende softwaretoepassingen ter voorbereiding van maandelijkse rapportages. 
• Beheer van bezoekers en vergaderruimtes: 
  Eerste aanspreekpunt zijn voor bezoekers, vergaderruimtes reserveren, lunch bestellen en hotelboekingen regelen indien nodig. 
• Ondersteuning bij vertalingen: 
  Helpen bij vertalingen voor marketingcampagnes, content en maandelijkse nieuwsbrieven. 
  Voorbereiden en coördineren van vertalingen van editorials en andere communicatie-uitingen. 

Om succesvol te zijn in deze functie, zoeken we iemand die: 

• Opleiding: Een diploma heeft in een administratief gerichte richting. 
• Ervaring: Ervaring in een administratieve functie is een pluspunt. 
• Vaardigheden: Proactief, communicatief, een echte teamplayer, maar ook zelfstandig kunnen werken. Je bent nauwkeurig, punctueel en goed georganiseerd. 
• Talenkennis: Nederlands is je eerste taal. Je hebt een goede praktische kennis van het Engels (mondeling en schriftelijk). Basiskennis van het Frans is een plus. 
• Technische vaardigheden: Je bent vlot met MS Office-toepassingen, in het bijzonder Outlook, Word en Excel.