Office Operations Coordinator

Als Office Operations Coordinator speelt u een grote rol in de efficiënte werking van het bedrijf, zowel intern, als in relatie met externe stakeholders en de leden. U werkt onder de leiding van de Directeur-generaal en secretaris-generaal in nauwe samenwerking met het hele team dat momenteel bestaat uit 6 personen. In deze hoedanigheid zijn typische taken als volgt, afhankelijk ook van uw profiel.

• Ondersteunen van de directie
  • Medewerking aan de Directeur-generaal en Secretaris-generaal voor het opstellen en/of nalezen van correspondentie, documenten, rapporten of presentaties;
  • Beheer van e-mails van de Directie : priorisering en/of afhandelen van algemene vragen, voorbereiden van draft antwoorden,…;
  • Opvolging van de partnerships

• Meewerken aan efficiëntere procedures en operaties en aan en speciale projecten:
  • Meewerken aan de efficiënte uitvoering van de terugkerende activiteiten van het Instituut en deze vergemakkelijken: nieuwsbrief, stages voor studenten, contact houden met belanghebbenden, extranet updates...;
  • Meewerken aan ‘ad hoc’ projecten zoals speciale diensten ontwikkelen voor leden, initiatieven met stakeholders enz.;
  • Het groeiende belang van AI op de radar zetten.

• Support bij evenementen:
  • Assisteren bij het organiseren van conferenties, workshops en andere professionele evenementen binnen het instituut, in nauwe samenwerking met de Events Coordinator;
  • Beheren van registraties en uitnodigingen, beheren van evenementenbudgetten, communicatie met sprekers en deelnemers,…

• Beheer van vergaderingen en agenda's:
  • Plannen en coördineren van vergaderingen;
  • Beheren van agenda's en zorgen voor de beschikbaarheid van deelnemers;
  • Coördineren met interne medewerkers, leden van commissies en werkgroepen, en andere externe belanghebbenden.

• Coördinatie van kantooractiviteiten:
  • Beheren van de kantooractiviteiten, inclusief coördinatie van kantoorbenodigdheden, apparatuur onderhoud en faciliteitenbeheer;
  • Samenwerken met leveranciers, coördineren van reparaties en zorgen voor een goed functionerende, aangename en georganiseerde kantooromgeving omvatten;
  • Onthaal van bezoekers.

• 2-talig, Frans en Nederlands;
• Nauwkeurig, betrouwbaar, proactief;
• Klantvriendelijk;
• Out-of-the box meedenken;
• Interesse in het bedrijfs- en/of juridische wereld, AI ontwikkelingen en dienstverlening.